新入社員の時にやっておけばよかったと思うこと


2011年12月01日

会議の進め方

 

【追記:2012年2月1日】12月・1月のテーマ『会議の進め方』の 受付は終了しました。

2月は新しいテーマで投稿を受け付けておりますので、ぜひご応募ください!
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物事を決定したり、企画を出し合ったり、どこの会社でも行われている「会議」。議論やアイディアがどんどん出て、長時間でも有意義な会議があれば、ゴールは決まっているのに何も決まらず時間だけが過ぎていく会議もあるわけで。。。そこで今月のテーマは、「会議の進め方」。あなたが、「これって無駄じゃない?」「もっとこうすればいいのに・・・」と思った会議の実例や、効率良く会議を進めるために工夫していることなどを教えてください。例えば・・・
●会議資料を事前に準備したのに、誰も目を通してきていない・・・
●2時間話し合っても、結局結論は持ち越し・・・
●特に話し合うこともないのに、毎週定例会議がある。。。
●うちの会社は、○○を工夫して会議時間を短くしました!

●今回のテーマ
会議の進め方


【今回のテーマの応募受付期間】
  

  平成23年12月1日(木) ~ 平成24年1月31日(火)

【抽選発表】
 平成24年2月10日(金)に当ページおよび当選者にe-mailでお知らせ

【今回のプレゼント】 

JCBギフトカード 5000円分を4名の方に!  JCBギフト.GIF
 全国50万店で、ご利用いただける商品券です。
 お買い物はもちろん、お食事や宿泊にもご利用いただけます!
 ご利用いただける店舗は、 JCBギフトカードのWEBサイトへ!

<ご注意>
以下の場合には、当選を無効とし、プレゼントを翌月に繰越させていただく場合がございます。ご了承ください。
●抽選発表日にワーク・イウム事務局から当選者のe-mailに連絡が届かない場合
●抽選発表日にワーク・イウム事務局から当選者のe-mailに連絡後、2週間以内に返信をいただけない場合

プレゼントをご希望される場合には、必ず連絡可能なメールアドレスにてコメント投稿・トラックバックをしてくださいますようお願い致します。
※トラックバックをしてプレゼントを希望される方は、トラックバック完了後、下記ページの「トラックバックプレゼント応募フォーム」より連絡可能なメールアドレス・ブログURLを入力してください。
http://workium.aidem.co.jp/blog/jinji/present/trackback_form.php

●皆さんの経験やご意見を“その道のプロ”が 総括&指南!

“その道のプロ”が皆様からいただいたコメントやトラックバック記事を読んで、ご意見番事務所に総括、指南記事を掲載いたします。
今回のテーマのご意見番の記事は、平成24年2月22日(水)ごろにアップ予定です。
※今回のご意見番は・・・
釘山 健一 氏
会議ファシリテーター普及協会(MFA)代表

「会議力向上委員会」委員

トリプルキャリア(教員、会社員、NPOスタッフ)
釘山氏.JPG 学習方法の開発に情熱を燃やし続けた熱血教師時代。ベンチャー企業の営業部長として猛烈に働いたサラリーマン時代。その後、環境NPOのスタッフとして数多くの「協働事業」に関わり、2005年には「愛・地球博」におけるEXPOエコマネー事業の事務局長となる。この3つのキャリアの中で培ってきた、会議の仕方について独自のノウハウを確立し、2006年4月「会議ファシリテーター普及協会(MFA)」を立ち上げる。その講座は、具体的で、決して眠くならないと大好評を得ている。年間約100本の実績。

【著書】 
  「もっとすごい!非常識な会議」 ソフトバンククリエイティブ
 「会議ファシリテーションの基本がイチから身につく本」 すばる舎

【執筆】 
  日経ビジネスアソシエイツ2007年8月号「静岡県の動く会議」
 日本実業出版社「ザッツ営業」営業会議が眠い!
 月間ガバナンス2007年9月号「開かれた行政は、楽しい会議が創る」
 中京テレビWEBマガジン・なでしこ 「コミュニケーション」

【講座実績】 
 中部電力 静岡銀行 トーエネック 日本ガス  高知商工会議所
 三菱UFJリサーチ&コンサルティング  リンナイ  JOMO 
 同友会  中部産業連盟  大垣青年重役員会  各地青年会議所
 浅井経営  消費者連盟  岐阜県庁 小倉 豊田市  名城大学 
 岐阜経済大学  浜松学院大学 岡崎市 静岡市 牧之原市 半田市
 掛川市  岡山県  倉敷市 仙台市  安城市 新城市 松阪市
 工務店研修 環境学習指導員研修 若鯱会 あいち国際交流協会 
 男女共同参画財団   ほか多数

by kishikawa | 2011-12-01 10:20  | Trackback (0)  | Comments (72)

どこを見ているのか、わからない。毎日顔を突きつけて、仕事をこなしているにもかかわらずですよ。給与にも反映されている。この会社は、いったい何を見ているのか。

今、定年延長論が年金とのかかわりででている。
しかし、そうなると就職を希望している大学生、高校生、若年層の就職状況はますます厳しくなる。
また、グローバル化も進むという。いかが致せばいいか。なんならニューディール政策に見られるように、国が就職していない若年層をくにでやとえばいいのでは。全部雇ってもそう多額にはならないと思うが・・・。

上司が喋って、上司が意見を言って、こっち側にも意見を求めてくるが、みんな上司に同意の意見で、
結局、上司の方針の確認、刷り込みで終わる。

会議をすること、したことで満足する傾向にある。でも、実際は何もかわっていなくて、また同じことの繰り返し なんですよね〜

開始、終了時間を厳守。
社長がこれ決めたので誰も文句言いません。
しかも結論無しに終わると責任者が大変なことに。
だから皆真剣に会議します。
結局会議の回数も減りました。

会議と言う名の井戸端会議・・・。
実際に会議らしい会議をしているのは、終了間際に20分程。

会議で結果をだすことよりも会議を開催することに力を入れてるように感じる。

毎週の定例会、話し合う内容が無く『次の定例会では何を話し合うのか』を決める会議があります。非常にムダに思えます。

会議のはずが世間話に・・・(笑)
帰りにどの店に行くかの話し合いになっていたりします。

無駄なのでほとんど無くなりました。本当に必要な時しかやりません。

会議は祭事と思えば腹も立たない

会議の前日に事前会議を30分だけ行い、会議の趣旨、流れ、考えておくことを情報共有しておく。
そして本番の会議では終了時間に終えることを厳守する

以前いた会社は小さい所で、社長は社員の意見は一切聞かず、毎月定例会議はあるのですが、社長の報告をただ聞くだけといったものでした。今勤めている会社は、社長も在籍しますが、一切口を挟みません。傍観者に徹します。そしてテーマによってですが、会議の所定時間をあらかじめ決めています。準備を万全にしておく必要はありますが、毎回密度の濃い会議をしています。

事前に聞かされている議題が会議になると内容が、これって会議?資料と違う話になる。また、主語がなく何が言いたいのかわからない。

うちの社は女管理者、連絡、報告はきちっとするように・・・と言うわりに私たちには連絡報告を忘れお客様からのクレーム処理をする身となるはめに・・また、シフトには自分の休みの枠内にはプライベートを記入し私たちに手渡す、まったくいらない事で本人は何も感じていない。まったく呆れます

・会議名自体に議事の目的を頼らず、必ず、開催当日は具体的に議論されるテーマを再案内します。
・会議のスタートに際し、テーマの再確認と本日の着地目標を宣言してから開始します。
・当然、目的が達成されなくても時間制限で終了してフォロー担当を決めて締めるように心掛けています。

会議は踊る、必ず・・・・たまには、座席を変えるべき。

 一番辛い会議は、何より意見が出ないことだと思います。したがって私は皆が意見を出しやすいような雰囲気づくりやわかりやすい具体例を自分で考え、提案するようにしています。
 また、自分から意見を言うのが苦手な人もいると思うので、「このことについてどう思いますか?」など、積極的に声をかけるようにもしています。

会議と言う名の単なる報告会

始めから時間を切って始める。
定時に始めて、定時に終わる。
brainstormingは定期的に行うが、
敢えて結論は出さない。
会議と分けて考えている。

年間優秀者表彰選定の会議。「レベルに達していないので今年は見送り」と多数の人が意見しても、口実を作り上層部で決めてしまう。表彰式のための表彰なんぞはただの遊び、「こんな会議は無駄だ」と提案しても却下されるので、出席することが苦痛である。

月1回の定例の技術会議、個人のテーマの進捗状況の確認と報告をするのですが個人の報告はすぐに終わるのですが上司が仕事に対し超真面目な為、報告に対する質問攻めの嵐、頭ごなしに苦言をいわれるので、その日は気持ちが最初からブルーです。他の皆も報告会が早く終わって欲しいので雰囲気に緊張感があり、つつかれまいと言葉を選びながら口数が少ないです。胃が痛い

朝早い時間から始める事が時間の無駄を省き効率よく進める事が出来ます(*^_^*)

会議の前に宿題を出しておくこと。

職場懇談会という名のあらかじめ決められたことをただ一つしか発言できない会議があります。
やる意味をはき違えていると思います。
社員の意見を聞く場を設けているのだから、制限をかけず幅の広い意見を出せるようにするべきだと思います。
その中で有意義なものを取り上げ、改善に向け動くのが目的なのではないかと思います。

時間を区切る

私は保育園勤務で毎週小会議があり、月1で会議があります。毎週会議で次の会議での議題を決めておき、クラスに持ち帰り話し合うようにしています。子供相手なので、お昼寝の時クラスで話し合うのですが、寝ない子供がいたらできないし、イベントがあると忙しくてできないこともありますが、それぞれの考えをまとめ、紙面にして会議に参加したりしています。

うちの会社はやたらと会議が多いのにもう、本当にウンザリしますよ。定例会議や職場会議,安全会議,戦略会議etc。毎回睡魔との闘いになるんですが、そんな時に限って意見を求められたりして慌てて適当なこと言ったりして。結局、結論が出なくて別途打合せがよく聞くフレーズ。

職場懇談会という名のあらかじめ決められたことをただ一つしか発言できない会議があります。
やる意味をはき違えていると思います。
社員の意見を聞く場を設けているのだから、制限をかけず幅の広い意見を出せるようにするべきだと思います。
その中で有意義なものを取り上げ、改善に向け動くのが目的なのではないかと思います。

今回ご投稿をいただきましたもみじ様のコメントに重複がござましたので、一部削除いたしました。ご了承ください。

居酒屋会議、ゆったりとした雰囲気で会議してみると意外と捗りますよ

会議は無駄。

会議の中で使用される各自に配布される資料が、
とてもムダです。
必要な部分は、各自でメモを取るなりすればいい。
資料を作成する時間も、コピーする時間も経費も
すべてがムダです。

会議は昼寝の時間という人も。
会議は何人から会議というのでしょうか?
発言者はいつも同じ。言うもの勝ちの会議。
胡散臭い目でみられては、発言するのも馬鹿らしい。下っ端には会議は無用とおもいますが・・。
命令伝達会議は会議にあらず・・です。

前の会議のときに次回の会議でアイディアを出す人を決めておくといいかも。

役職の権威あるひとたちが社内会議や打ち合わせしても社長の一言ですべて決めた内容が無駄になりひっくり返ってしまうことが意味の無い会議になります。傲慢社長は参加すればもんだいないんですが、いつも参加してくれずきまったことに大して違う意見をいうので全く進みません。

月一回の全体会議があります、ほとんど宴会です。週一の部署会議が有り
この会議は、各部所の成績につながりますから、真剣にやっています。

数字の報告会だけになっている会議が無駄。
集まらなくても報告書見れば大体の内容がわかる。
集まるのであればテーマを決めて、議論しないことには意味がないと思うのだけれど。。。

会議がない

30分以内で終わる会議はあえて椅子に座らない。
立ち話ですることで、長話になりづらく、議論もヒートアップする。

「ムダを見つけ、作業効率を上げるにはどうすれば良いか」についてみんなで議論する会議。
そもそも、この会議そのものがムダ。。。

キーマンのいない会議。
全員が顔色をうかがっていて、決断を下せないからなかなか終わらない。

会議の開始時間だけでなく、終了時間も決めておく。
会議時には、ストップウォッチを使い、15分おきにベルを鳴らし、時間を意識するようにする。

会議は時間つぶしにちょうどいい

会議始まりの時間に気をつける。
眠さとの戦いになりつつある人が多いと会議にはならない

責任者が会議の時には、いろいろと口を出すが、日々の業務の中で、現場を把握しようという気持ちが低いようで、実情をわからずの話し合いには、閉口してしまう

ただの報告会になっている会議が苦痛。
特に聞く必要のない情報も多いし、それらも報告書を観ればよいレベル。
わざわざ集まるのが無駄とおもえてならない。

会議は、どうしても参加しなければならない人に限定しているので、意見が散乱せず、あまり時間がかからないようになっています。

思いをぶつけるだけの会議が多すぎる!!うちの会社は・・・。

見解の相違は、持っている情報の内容や量の違いにより左右されるので、事前に情報の共有化を図り、会議では共通の情報に基づいて議論するようにします。

日本人の会議べたが日本を亡国にしそうです。
いつも肩書きに振り回されているので自分を見つめることが出来ません。
どういうデータから自分はどのように考えたか、また推察し得るのか、他人を説得することが出来ないのです。
ましてや先輩や上司に反論などはああ恐ろし、とんでもはっぷん、陰でブースカがせいぜい。
小さいときから論理的な自己expressionの訓練が必須です。

あまり時間がかからないようになっています。

会議は本当に要な時にしかやらないようにするのが一番効率がよいのでは?

最終的に権限を持つ人の意見が通る。それまでの議論の意味が分からない気がすることが多いです。

改善点、アイディア等を各自必ず考えておくという義務を課し、それを発表することに絞った場にすればかなり効率的な会議になると思う。

フェイスブック上で会議をする。
出席者は好きなタイミングで投稿できるし、
投稿した文書はフェイスブック上に残るのでメモる必要もない。
結構無駄が省けると思います。

会議の前に事前会議があり、一度出席しましたが、社長の出す議題を結局お互いに突っ込んで深める事無く、その会議の結果を部下たちに告げ、その意見を求めるのですが、もう皆何を言っても一緒と思っているので、何も進みません。
まぁ、独裁的社長の下では仕方ないかな?

会議が毎週水曜の仕事後に行われます。
内容は営業についてのまじめなことなのですが、必要がないのでは?と思うことがあります。
決まった時間に儀式のように行う会議はやめて欲しいです

名指しして、会議に参加した一人一人に意見を求めるようにしています。そのほうが緊張感も続き、よいと思っています。

決めることを時間内にキッチリ決める

うちの会社には会議のための会議があり、会議のために費やす時間が長いんです
もっと効率よく、意見だけ言い合うようになればいいなと思ってます
でも、長年の風習で変わりそうにありません

会議をしても何が決まったのかはっきりしないことが多い。結局バラバラに動いて問題となることもある。

気軽に意見が言えない雰囲気そのものに原因があり、会議に参加させられている感が強い。

うちはボードの前に立ってしてます

会議なんて意味がないと思いながらも、やらなきゃしょうがない自分がいる。

毎月ある定例の会議。
でも既に決まっていることを発表するだけ。
書面で回覧すれば済むことでは…と毎回思ってしまう。

以前勤めていたときによく思いましたが、「会議」と言うときには、ちゃんとした「司会」「議長」役がいた方が絶対進みますね。特に課内や部内などのともすれば「なあなあ」や「世間話」になってしまいそうなときに、議題提出者とは違う、客観的に話を進めていけるヒトがいるといいなあと思います。

うちでは研修会という名前です。
各店舗の情報(報告)、売れ行き、お客様の情報(万引き、強盗等)今一度接客の作法を見直しています

効率よく会議を進行するために心がけていることがあります。

資料は事前に配布:
必要な資料やデータはメールやグループウェア経由であらかじめ配布しておく。
当日になってから参加者がようやくデータに目を通すようなことがなくなります。

開始時間の設定を工夫:
○時ちょうどではなく○時15分や○時45分といった中途半端な時間に始める。
参加者の遅刻が減ります。

時間は延長しない:
何が何でも指定した時間内に終わらせる。
時間の浪費が防げます。

あまりにも無駄な会議が多すぎる。
報告会であれば資料を配布するだけで済むはずが、何のために集まるのか分からないときが多い。

とにかく会議が多すぎて何も決まらない

会議の開始時刻を9時58分など、半端な時刻に設定すると、時間までににメンバが集まる.

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